Вимоги до оформлення документів прошитих
Не можна прошивати за допомогою степлера, клею, скріпок. Вони не забезпечують належний рівень захисту: при таких способах кріплення можна непомітно видалити скріплює елемент, дістати листи, замінити їх або підкласти нові. Якщо аудитор, податкова служба чи інший контролюючий орган побачать документ, прошитий подібний чином, в організації можуть бути різного роду проблеми, починаючи з відмови у прийомі звітності і закінчуючи винесенням ультиматуму щодо негайного виправлення всіх наявних в архівах важливих паперів.
Важливо! Якщо сумніваєтеся у власних навичках або зіткнулися з необхідністю перепрошивки великого обсягу документів, має сенс звернутися за допомогою до професіоналів. Послуги надаються архівами і друкарнями. При цьому негайного виконання замовлення чекати не доводиться із-за завантаженості організацій. Особливо багато в них роботи в період здачі звітності та дипломів.
Кількість дірок насправді грає не останню роль. При визначенні необхідного числа слід відштовхуватися від важливості договору. Найбільш простий за змістом документація прошивається за допомогою 2 дірок, особливо цінна – 5-ю дірками.
Враховується і відстань між отворами. Оптимальний варіант: кожна знаходиться від попередньої на відстані 3 см Для відповідності вимогу проводять підготовчу разлиновку: заздалегідь намічають, де потрібно зробити отвори. Однак розліновка не завжди допомагає. Наприклад, скошені отвори нерідко виникають при підшиванні дуже товстих документів або журналу. У роботі з ними слід застосовувати шило і діяти вкрай обережно. Використовується нитку краще в голку всилити – вона допоможе правильному і точному введення.
Пильну увагу приділяють нумерації сторінок. Ключові положення з питання:
- використовуються арабські цифри;
- числа розташовують за зростанням;
- місце проставлення: правий верхній кут;
- не можна, щоб число заходила за край листа;
- додатки також підлягають нумерації;
- тип нумерації для додатка: наскрізний;
- при прикріпленні листи звіт ведуть починаючи з конверта (на ньому ставлять перше по рахунку число);
- кожна сторінка листи нумерується в залежності від порядку викладу;
- при роботі з справою, представленим кількома томами, вміст кожного з них нумерується окремо.
Особливого підходу вимагає і друк. Ставити її потрібно в останню чергу і таким чином, щоб вона одночасно була і на листку прошивки і на документі. Якщо у індивідуального підприємця немає особистої печатки, то він може пропустити цей крок.
Важливо! Якщо документ після вставляється в папку, то не потрібно клеїти листок «прошито, пронумеровано, скріплено підписом» ззаду на її задню стінку. Правильне для цього місце: задня сторона останнього прошитого листка.
При заповненні листа зшивання не потрібно дрібнити. Кожна одиниця інформації повинна легко зчитуватися. Скорочення також неприпустимі. Крім того, слід оформити запис так, щоб вона йшла і поверх документа й поверх наклеєного прямокутника папери.
Важливо! За умови проведення запевнення на підставі довіреності, її номер і дату підписання вказують в обов’язковому порядку.
