Як прошити документи нитками 2, 3, 4, 5 дірок? Інструменти для прошивки. Регламент та вимоги.

Ненавмисне розформування паперів, підроблення, відмова в перевірці або зберігання, повернення звернення нерозглянутим – ось лише деякі наслідки неправильно систематизованої внутрішньої документації. Щоб уникнути штрафів та інших небажаних ексцесів, слід відповідально підійти до організації прошивки.

Регламент, який регулює норми прошивки документів нитками

Не існує ГОСТ, містить докладний опис процедури. У ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа» питання прошивки не розглянуто, хоча деякі джерела помилково посилаються на нього. Насправді потрібно керуватися виключно внутрішнім статутом підприємства, типовою інструкцією з діловодства від 2005 року та наказом №76 Росархіву (від грудня 2009 року). Цікавить інформація представлена у пункті 3.5.3 та Додатку №24.

Що необхідно для того, щоб прошнурувати листи?

Для проведення процедури попередньо необхідно ознайомитися з супутньою документацією, а вже потім приступати до вибору інструментів. Причому їх тип нерідко залежить від товщини і важливості конкретного документа. Так, при зверненні з зовсім тонкими паперами простіше використовувати голку, з середніми – дирокол. Скріплення об’ємних щільних папок проходить за участю шуруповерта і в міру товстої мотузки.

Зазвичай прошивку здійснюють за допомогою таких предметів і пристосувань:

• дирокол;
• ножиці;
• файл зшивання;
• нитки або тасьма;
• голка;
• шило;
• клей.

Для створення отворів в особливо товстих томах іноді використовують дриль. Однак її застосування вимагає обережності, навичок і правильно підібраного діаметра свердла. Стосовно ж клею правила гранично прості. Під заборону потрапляє гумовий, так як може пропечататься на інші аркуші. Хороші варіанти: звичайний друкарський ПВА, казеїновий і силікатна. У кожного є свої сильні і слабкі сторони, але в цілому всі вони приблизно рівні один одному.

Важливо! Силікатний клей залишає після себе жовту шкірку, а олівець не забезпечує необхідний для захисту рівень фіксації.

До нитками теж пред’являються особливі вимоги. Вони повинні бути в міру товстими, дуже міцними і несыпучими. Цими критеріям відповідає лавсанова стрічка. У разі її відсутності слід скористатися суворою ниткою. Бавовняна теж підходить, але тільки за умови, що буде багаторазово складена (для потовщення і підвищення стійкості до розриву).

Важливо! Ручний спосіб із застосуванням нитки – не єдино можливе рішення. Для зшивання придумані спеціальні верстати і машини. Деякі з них скріплюють окремі аркуші за допомогою пружини, пластиковій або металевій (перший варіант легко розшити назад). Інші забезпечують безшовне клейове скріплення.

Покрокові інструкції як прошити документи нитками

Ключова відмінність методів один від одного – кількість отворів і відстань між ними. За цим критерієм виділяють способи, розраховані на 2,3,4 і 5 дірочок. Додаткового іноді застосовується кутовий варіант прошивки. Однак він підходить обмеженому числу паперів (не для справ та звітів).

В дві дірки

Найбільш простий варіант. Підходить для поводження з внутрішніми паперами, які в подальшому не будуть передані на розгляд іншим органам.

Алгоритм дій:

• роздрукувати документ, упорядкувати листи;
• пробити діркопробивачем дірки;
• протягнути нитку;
• зробити вузол на нитці (повинен знаходитися не на лицьовій стороні);
• з файлу зшивання вирізати лист;
• приклеїти його поверх вузла таким чином, щоб кінчики мотузки не були повністю закриті (вони повинні закінчуватися нижче);
• заповнити лист прошивки.

На аркуші прошивки вже віддруковані пункти до заповнення. Залишається тільки зробити написи відповідного характеру. Рекомендований колір пасти: синій або чорний. Зазвичай це питання регулюється нормативами, складеними на самому підприємстві. Якщо такого документа немає, роботу проводять синьою ручкою.

Якщо аркуша прошивки немає, то з білого паперу вирізають клаптик розміром 3х5 див. Далі його приклеюють і ставлять напис: «прошито й пронумеровано». Крім того, вказується кількість сторінок, а також реквізити й підпис відповідальної особи, дату. Зверху йде друк.

Важливо! Замість друку може бути використаний сургучный відбиток, але він вважається застарілою і менш надійною формою пломбування.

В три проколи

Для початку варто визначити, де саме будуть перебувати отвори. В ідеалі вони повинні бути центровані, якщо тільки не вимагається іншого розташування. Також їм належить знаходитися на однаковій відстані один від одного. Розташовують їх обов’язково по лівому краю документа.

Покрокове представлення процесу:

• зробити голкою прокол рівно посередині лівого краю аркуша (голка входить із зворотного боку, а виходить з лицьового);
• виконати другий прокол (голка входить з лицьової сторони документа, а виводиться із зворотного);
• зробити третій прокол (голка входить із зворотного боку, а виходить з лицьового);
• заново втягати голку в отвір №1;
• зав’язати вузол (залишити від нитки не менше 7 см);
• приклеїти лист прошивки;
• запевнити.

Чотири

Послідовність кроків:

• прорубування дірочок;
• вдевание голки із зворотного боку (повинна увійти в 2 дірку, якщо рахувати справа наліво);
• вдевание голки з ниточкою в 1 дірку праворуч;
• далі нитку знову відправляють у 2 отвір праворуч;
• після голку відправляють в 3 дірку праворуч;
• потім переходять на крайніх лівий прокол;
• повертаються до 3 отвору;
• виводять на зворотний бік і роблять вузол.

При формуванні вузла потрібно стежити за тим, щоб ниточка не провисала ні на яких дільницях. Їй слід щільно і акуратно фіксувати сторінки.

У п’ять

До цієї методики вдаються вкрай рідко. Зазвичай наглядових і контролюючих органів влаштовує варіант з 3-4 дірками. Збільшення до 5 говорить про те, що ці папери відносяться до документів суворої звітності та першорядної важливості. Наприклад, так звертаються з деякими звітів для податкової.

Важливо! При наявності 5 дірок приклеєний прямокутник повинен бути вирізаний з цигаркового паперу, а отвори – розташовуватися на відстані 5 см один від одного.

Послідовність затягування голки залежно від номера отвори (можна вважати з будь-якого краю):

• 3-4;
• 4-5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1-2;
• 2-3.

На цьому етапі нитку потрібно зафіксувати вузлом.

На куточок

Статут та деякі папери торговельної галузі можна зшити кутовим методом. При такому способі робиться діркопробивачем одиничне отвір у лівому верхньому куті. У нього просовується стрічка (40 см), складена вдвічі. Вставляють її таким чином, щоб загнута серединна частина виявилася з зворотного боку, а кінчики – з лицьового.

Далі в петельку просмикуються хвостики. Тим самим виходить вузол. Його потрібно пересунути на нелицьову бік документа і зафіксувати за допомогою прямокутного шматочки паперу. На листочку пишуть:

• прошито, пронумеровано;
• кількість аркушів (літерами та цифрами, останні повинні йти в дужках);
• ініціали працівника разом з підписом (спочатку йде остання, її розшифровку вказують після).

Вимоги до оформлення документів прошитих

Не можна прошивати за допомогою степлера, клею, скріпок. Вони не забезпечують належний рівень захисту: при таких способах кріплення можна непомітно видалити скріплює елемент, дістати листи, замінити їх або підкласти нові. Якщо аудитор, податкова служба чи інший контролюючий орган побачать документ, прошитий подібний чином, в організації можуть бути різного роду проблеми, починаючи з відмови у прийомі звітності і закінчуючи винесенням ультиматуму щодо негайного виправлення всіх наявних в архівах важливих паперів.

Важливо! Якщо сумніваєтеся у власних навичках або зіткнулися з необхідністю перепрошивки великого обсягу документів, має сенс звернутися за допомогою до професіоналів. Послуги надаються архівами і друкарнями. При цьому негайного виконання замовлення чекати не доводиться із-за завантаженості організацій. Особливо багато в них роботи в період здачі звітності та дипломів.

Кількість дірок насправді грає не останню роль. При визначенні необхідного числа слід відштовхуватися від важливості договору. Найбільш простий за змістом документація прошивається за допомогою 2 дірок, особливо цінна – 5-ю дірками.

Враховується і відстань між отворами. Оптимальний варіант: кожна знаходиться від попередньої на відстані 3 см Для відповідності вимогу проводять підготовчу разлиновку: заздалегідь намічають, де потрібно зробити отвори. Однак розліновка не завжди допомагає. Наприклад, скошені отвори нерідко виникають при підшиванні дуже товстих документів або журналу. У роботі з ними слід застосовувати шило і діяти вкрай обережно. Використовується нитку краще в голку всилити – вона допоможе правильному і точному введення.

Пильну увагу приділяють нумерації сторінок. Ключові положення з питання:

• використовуються арабські цифри;
• числа розташовують за зростанням;
• місце проставлення: правий верхній кут;
• не можна, щоб число заходила за край листа;
• додатки також підлягають нумерації;
• тип нумерації для додатка: наскрізний;
• при прикріпленні листи звіт ведуть починаючи з конверта (на ньому ставлять перше по рахунку число);
• кожна сторінка листи нумерується в залежності від порядку викладу;
• при роботі з справою, представленим кількома томами, вміст кожного з них нумерується окремо.

Особливого підходу вимагає і друк. Ставити її потрібно в останню чергу і таким чином, щоб вона одночасно була і на листку прошивки і на документі. Якщо у індивідуального підприємця немає особистої печатки, то він може пропустити цей крок.

Важливо! Якщо документ після вставляється в папку, то не потрібно клеїти листок «прошито, пронумеровано, скріплено підписом» ззаду на її задню стінку. Правильне для цього місце: задня сторона останнього прошитого листка.

При заповненні листа зшивання не потрібно дрібнити. Кожна одиниця інформації повинна легко зчитуватися. Скорочення також неприпустимі. Крім того, слід оформити запис так, щоб вона йшла і поверх документа й поверх наклеєного прямокутника папери.

Важливо! За умови проведення запевнення на підставі довіреності, її номер і дату підписання вказують в обов’язковому порядку.