Ненавмисне розформування паперів, підроблення, відмова в перевірці або зберігання, повернення звернення нерозглянутим – ось лише деякі наслідки неправильно систематизованої внутрішньої документації. Щоб уникнути штрафів та інших небажаних ексцесів, слід відповідально підійти до організації прошивки.
Регламент, який регулює норми прошивки документів нитками
Не існує ГОСТ, містить докладний опис процедури. У ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа» питання прошивки не розглянуто, хоча деякі джерела помилково посилаються на нього. Насправді потрібно керуватися виключно внутрішнім статутом підприємства, типовою інструкцією з діловодства від 2005 року та наказом №76 Росархіву (від грудня 2009 року). Цікавить інформація представлена у пункті 3.5.3 та Додатку №24.
Що необхідно для того, щоб прошнурувати листи?
Для проведення процедури попередньо необхідно ознайомитися з супутньою документацією, а вже потім приступати до вибору інструментів. Причому їх тип нерідко залежить від товщини і важливості конкретного документа. Так, при зверненні з зовсім тонкими паперами простіше використовувати голку, з середніми – дирокол. Скріплення об’ємних щільних папок проходить за участю шуруповерта і в міру товстої мотузки.
Зазвичай прошивку здійснюють за допомогою таких предметів і пристосувань:
- дирокол;
- ножиці;
- файл зшивання;
- нитки або тасьма;
- голка;
- шило;
- клей.
Для створення отворів в особливо товстих томах іноді використовують дриль. Однак її застосування вимагає обережності, навичок і правильно підібраного діаметра свердла. Стосовно ж клею правила гранично прості. Під заборону потрапляє гумовий, так як може пропечататься на інші аркуші. Хороші варіанти: звичайний друкарський ПВА, казеїновий і силікатна. У кожного є свої сильні і слабкі сторони, але в цілому всі вони приблизно рівні один одному.
Важливо! Силікатний клей залишає після себе жовту шкірку, а олівець не забезпечує необхідний для захисту рівень фіксації.
До нитками теж пред’являються особливі вимоги. Вони повинні бути в міру товстими, дуже міцними і несыпучими. Цими критеріям відповідає лавсанова стрічка. У разі її відсутності слід скористатися суворою ниткою. Бавовняна теж підходить, але тільки за умови, що буде багаторазово складена (для потовщення і підвищення стійкості до розриву).
Важливо! Ручний спосіб із застосуванням нитки – не єдино можливе рішення. Для зшивання придумані спеціальні верстати і машини. Деякі з них скріплюють окремі аркуші за допомогою пружини, пластиковій або металевій (перший варіант легко розшити назад). Інші забезпечують безшовне клейове скріплення.
